In Zeiten von Corona hat sich das Arbeiten aus dem Homeoffice zur neuen Normalität entwickelt. Um deine anfallenden Aufgaben von zu Hause aus genauso effizient und motiviert zu erledigen wie im Büro, musst du neue Wege finden, um Organisation und Struktur in deine täglichen Abläufe zu bringen. Das kann schnell zu einer großen Herausforderung werden...

Darum stelle ich dir hier eine Liste der 7 Tools vor, die es mir ermöglicht haben, auch im Homeoffice effektiv und strukturiert zu arbeiten, ohne komplett durchzudrehen. Durch diese Tools, konnte ich die Effizienz meiner Arbeitsabläufe immer weiter steigern und bekomme diesbezüglich immer wieder positives Feedback und Lob zugesprochen. Wenn auch du mehr Struktur und Organisation in dein berufliches und auch dein privates Leben bringen willst, dann sind diese 7 Tools unentbehrlich!

Todoist

Strukturiere nicht nur deine Arbeitsabläufe, sondern dein Leben

Todoist ist ein Zeit- und Aufgabenmanagement-Tool, mit dem du persönliche und berufliche Aufgaben in To-Do-Listen organisieren, planen, verwalten und priorisieren kannst.

HALTE DEIN LEBEN MIT EINEM SIMPLEN TOOL ORGANISIERT

Vor allem im Homeoffice ist es manchmal schwer, nicht den Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Projekte zu verlieren. Damit Aufgaben dennoch effektiv organisiert und abgearbeitet werden können, ist Todoist die perfekte Lösung. Ganz nach der "Getting Things Done"-Methode wird hier alles, was ansteht, aus dem Kopf in ein gewisses Verwaltungssystem, in diesem Fall in Form von To-Do-Listen, übertragen, damit du wichtige Aufgaben nie aus den Augen verlierst und immer genau weißt, was als nächstes zu tun ist.

TODOIST SCHAFFT DIR EIN UMFELD, IN DEM DU IMMER WEISST, WAS ALS NÄCHSTES ZU TUN IS

Berufliche und private To-Dos unter einen Hut zu bekommen, ist gerade im Homeoffice wichtig, um wirklich effektiv arbeiten zu können. Mit Todoist kannst du deine Aufgaben, egal ob beruflich oder privat, in einem Tool organisieren, und diese nach Dringlichkeit, Relevanz und Kontext priorisieren. So hilft dir das Tool dabei, nicht nur deine Arbeitsabläufe zu organisieren, sondern eben auch deinem Leben die nötige Organisation und Struktur zu geben. Nur so kannst du dir im Homeoffice ein Umfeld schaffen, in dem du vernünftig und effizient arbeiten kannst. Das wird dir vor allem in Zeiten, in denen die Grenzen von Job und Privatleben verschwimmen, viel Stress ersparen.

ALLE TO-DOS IMMER UND ÜBERALL VERFÜGBAR

Um deine Aufgaben und Projekte effektiv erledigen zu können, ohne dass dir etwas Wichtiges oder Dringliches entgeht, ist es wichtig, dass du deine To-Do-Listen von jedem Ort, jedem Gerät und zu jeder Zeit abrufen kannst. Mit Todoist kannst du deine Aufgaben immer und überall einsehen und bearbeiten, indem deine To-Do-Listen über alle Plattformen hinweg synchronisiert und zugänglich bleiben, so dass du nicht den Überblick verlierst. Um die Bedienung noch einfacher zu machen, kannst du Todoist auch mit Alexa verbinden, sodass du neue Aufgaben ganz einfach über Sprachbefehle zu deiner To-Do-Liste hinzuzufügen kannst. 

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Calendly

DAS OPTIMALE TOOL FÜR EINE NAHTLOSE TERMINPLANUNG

Calendly ist eine leistungsstarke und gleichzeitig leicht zu bedienende Terminplanungssoftware, welche die Planung und Abstimmung von Terminen unter Kollegen oder mit Kunden erleichtert.

AUTOMATISIERE MIT CALENDLY DEINE TERMINPLANUNG 

Calendly ist eine Revolution für die Planung von Terminen, Anrufen oder Interviews. Termine werden hier nicht länger über E-Mails und Telefonanrufe so lange abgestimmt, bis man einen passenden Tag und eine passende Uhrzeit gefunden hat. Mit Calendly können Termine dagegen ganz unkompliziert abgestimmt werden, ohne dass vorab viel Zeit und Aufwand in die Planung eines passenden Zeitpunkts investiert werden muss. Denn über dein Calendly können Kunden oder Kollegen einsehen, zu welchen Zeiten du verfügbar bist, und einen für sie passenden Termin auswählen. Automatisch wird dieser anschließend zu deinem Kalender hinzugefügt. Mit Calendly kannst du deine Terminplanung effizienter gestalten und ersparst allen Beteiligten im Vergleich zu traditionellen Terminplanungslösungen viel Zeit und Frustration.

DURCH DIE INTEGRATION IN DEINE KALENDER VERMEIDEST DU TERMINKONFLIKTE UND DOPPELBUCHUNGEN

Darüber hinaus lässt sich Calendly ohne Probleme in Google Mail, Office 365 und Outlook integrieren und kann insgesamt mit bis zu sechs deiner Kalender verbunden werden. Dabei überprüft das Tool alle deine Kalender, um deine Verfügbarkeiten zu überprüfen und Terminkonflikte oder Doppelbuchungen zu vermeiden. Bucht z.B. ein Kunde einen Termin über dein Calendly, so wird dieser Termin nicht mehr als verfügbar angezeigt, was garantiert, dass kein Termin doppelt vergeben wird. Außerdem werden gebuchte Termine automatisch zu deinen Kalendern hinzugefügt. Dies gibt dir einen Überblick über alle anstehenden Termine und ermöglicht eine nahtlose Terminplanung.

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Slack

Für mehr Transparenz und eine effizientere Kommunikation

Slack ist ein Collaboration-Tool, das die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb deines Unternehmens erleichtern kann.

WARUM IST DIE KOMMUNIKATION IM HOMEOFFICE SO NERVIG?

Im Homeoffice kann besonders die Kommunikation mit den Kollegen zur Herausforderung werden. Während es bisher zum Büroalltag gehörte, sich an der Kaffeebar oder in der Cafeteria mit Kollegen über anstehende Projekte auszutauschen, muss im Homeoffice alles per Email oder Videocall geklärt werden. Dadurch wird der Posteingang oft von so vielen E-Mails geflutet, bei denen man im CC steht, dass man den Überblick verliert. Hier stellt das Collaboration-Tool Slack eine optimale Lösung dar. Denn anstelle eines einzigen überfüllten E-mail Postfachs finden Unterhaltungen hier in sogenannten Channels statt, in denen alles, was mit einem bestimmten Projekt, Thema oder Team zusammenhängt, gesammelt wird, damit alle auf demselben Stand sind.

FÜR EFFIZIENTES ARBEITEN MIT SLACK BRAUCHT ES DIE RICHTIGEN EINSTELLUNGEN

Damit Slack auch wirklich Abhilfe schafft und nicht am Ende ebenso nervig oder, im schlimmsten Fall, noch nerviger wird als E-mail-Verkehr, muss das Tool richtig eingestellt sein. Es ist zu empfehlen, deine Slack-Benachrichtigungen so zu konfigurieren, dass Benachrichtigungen nur bei Mentions und Direktnachrichten ausgelöst werden. So lässt sich leichter erkennen, worauf du deine Aufmerksamkeit wirklich richten solltest. Du kannst dir außerdem eine Zusammenfassung deiner aktuellsten Mentions und Direktnachrichten anzeigen lassen, um einen Überblick über alle wichtigen Themen zu behalten. 

JE MEHR KOMMUNIKATION IN THREADS ABLÄUFT, DESTO BESSER

Während die Kommunikation in Channels hilft, effektiver zu kommunizieren, kann es trotzdem mühsam sein, einen Channel zu verfolgen, in dem vier Unterhaltungen gleichzeitig geführt werden. Slack gibt Nutzern hier die Möglichkeit, in Threads zu kommunizieren, um Channels übersichtlicher zu gestalten. Dabei werden Unterhaltungen über einzelne Themen in einen eigenen Thread verschoben, in dem alle Antworten zu einem bestimmten Beitrag gesammelt werden. Im Übrigen kann jede Nachricht, die innerhalb eines Threads geschrieben wurde, auch wieder an den öffentlichen Kanal zurückgeschickt werden, um die Aufmerksamkeit aller zu erhalten. 

→ Erfahre mehr über das richtige Arbeiten mit Slack in diesem Video!

DIE PREMIUM VERSION IST EIN MUSS

Ein Appell an alle StartUps: Investiert in die verdammte Premium Version. Bei Slack lohnt es sich wirklich, das Geld für die bezahlten Versionen des Tools zu investieren. Denn die kostenfreie Version von Slack beinhaltet einige Nutzungsbeschränkungen, die die Effektivität deines Unternehmens letztendlich beeinträchtigen werden. Mit den bezahlten Versionen von Slack wird die Beschränkung, dass lediglich die aktuellsten 10.000 Nachrichten im Tool angezeigt werden können, aufgehoben und zudem gibt es hier die Möglichkeit für Kunden, Dienstleister oder Freelancer gemeinsame Workspaces oder Gast Accounts zu erstellen, um die Kommunikation auch über das Unternehmen hinaus zu erleichtern. 

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Hubspot (CRM Tools)

SCHAFFT EINE ÜBERSICHT ALLER INTERAKTIONEN MIT BESTEHENDEN UND POTENZIELLEN KUNDEN

HubSpot CRM ist ein Customer-Relationship-Management-Tool, das Unternehmen hilft, stärkere Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen und Konversationen voranzutreiben, um letztendlich ihre Umsätze durch die Verarbeitung und Analyse von Kundeninformationen zu steigern.

HUBSPOT SCHAFFT MIT EINEM SIMPLEN USER INTERFACE EIN TOOL, DAS JEGLICHE KOMMUNIKATION IM UNTERNEHMEN DOKUMENTIERT

Insbesondere im Homeoffice werden Informationen unter Mitarbeitern oft zu spät, nicht ausreichend oder intransparent kommuniziert, so dass unterschiedliche Wissensstände innerhalb eines Unternehmens bestehen. Gerade im Kontakt mit Kunden oder Dienstleistern ist es jedoch entscheidend, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, um effektiv und eigenverantwortlich agieren zu können. Hier setzt Hubspot CRM an, denn mit dem Customer-Relationship-Management-Tool werden sämtliche Daten an einem zentralen Ort gesammelt und zusammengeführt, was den Zugriff auf die Daten erleichtert und mehr Autonomie für jeden Mitarbeiter schafft. 

DAS TOOL ERSPART ZEIT UND FRUSTRATION

Durch Hubspot CRM hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle gesammelten Daten eines Kunden oder Dienstleisters und kann so autonom alle nötigen Informationen einsehen. Damit wird innerhalb des Unternehmens weniger Zeit darauf verschwendet, dass Mitarbeiter untereinander nach Informationen fragen und anschließend auf Antworten warten müssen. Dies erspart nicht nur viel Zeit, sondern vor allem auch Frustration, da Aufgaben ohne zeitliche Aufschübe erledigt werden können und Mitarbeiter nicht bei jeder Kleinigkeit auf ihre Kollegen angewiesen sind.

DURCH KONSTANTE DATENERFASSUNG KANN MIT HUBSPOT NACHHALTIGES WISSEN AUFGEBAUT WERDEN

Oft wird vorhandenes Wissen in Unternehmen gebunkert – in der Regel bei denen, die dieses Wissen mit ins Unternehmen eingebracht oder es sich im Laufe der Zeit angeeignet haben. Selbst wenn es prinzipiell gut ist, Mitarbeiter zu haben, die über viel Fachwissen verfügen und dieses weitergeben können, ist dies im Endeffekt nicht effizient. Denn was passiert, wenn der- oder diejenige das Unternehmen verlässt, wegen Krankheit ausfällt, oder einfach nicht erreichbar ist? Es ist daher ungemein wichtig ein konstantes Wachstum an unternehmensinternen Wissen zu schaffen, indem vorhandenes Wissen nachhaltig in einer Wissensdatenbank gesammelt wird. Nur so kann effektives und autonomes Arbeiten gewährleistet werden.

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Zoom

FÜR MEHR FACE-TO-FACE IM HOMEOFFICE

Zoom zählt zu den führenden Tools für Online-Videokonferenzen und ermöglicht die virtuelle Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Dienstleistern. 

WELTWEIT BEKANNT UND BELIEBT

In Zeiten von Corona ist Zoom weltweit eins der beliebtesten Tools zur virtuellen Kommunikation. Dabei überzeugt das Tool durch vergleichsweise einfache Bedienung sowie Plattformunabhängigkeit und hebt sich vor allem durch ein HD-Feature von anderen Anbietern wie Google Meet ab. Letzteres ist insbesondere im Homeoffice ausschlaggebend, denn wenn man nur noch virtuell Kontakt zu Kollegen und Kunden hat, sollte man diese zumindest in bestmöglicher Bildqualität sehen können. Zudem ist kein Zoom-Konto erforderlich, wenn man Zoom-Meetings lediglich als Teilnehmer nutzt, sodass Unternehmensexterne zu Meetings eingeladen und daran teilnehmen können, ohne selbst ein Konto erstellen zu müssen.

EINE ZOOM PRO-LIZENZ LOHNT SICH

Um mehr Kontrolle und Funktionalität für die unternehmensweite Kommunikation zu ermöglichen, ist die Investition in ein Zoom Pro-Lizenz mehr als sinnvoll. Insbesondere die Tatsache, dass Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern im Basic Plan des Tools auf 40 Minuten limitiert sind, sollte den Nutzen der Zoom Pro-Lizenz deutlich machen. Denn mit dieser können zeitlich unbegrenzte Gruppenmeetings mit bis zu 100 Personen veranstaltet werden, so dass man fokussiert arbeiten kann, ohne sich um Zeitlimits oder den Neustart des Meetings kümmern zu müssen. 

INTEGRIERE DAS TOOL IN DEINE KALENDER FÜR EINE NAHTLOSE NUTZUNG

Eine weitere nützliche Funktion ist, dass eine Integration von Zoom in verschiedene Kalender Tools möglich ist. So kannst du zu jeder Besprechung oder Veranstaltung, die du in deinem Kalender anlegst, einen Zoom-Link hinzufügen, damit alle Personen, denen du eine Kalendereinladung schickst, auch automatisch an deinem Zoom-Meeting teilnehmen können. Indem du deinen Kalender mit Zoom synchronisiert, weißt du zudem jederzeit genau, wie viele Zoom-Meetings an einem bestimmten Tag angesetzt sind. 

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Google Drive/One Drive

DATEN SICHER VON ÜBERALL AUS SPEICHERN, ÖFFNEN UND BEARBEITEN

Google Drive und OneDrive gehören zu den beiden beliebtesten Cloud-Speicherdiensten, mit denen Dateien online gespeichert und von jedem Smartphone, Tablet oder Computer aus abgerufen werden können.

SCHÜTZE DICH MIT DEN CLOUD-SPEICHERDIENSTEN VOR DATENVERLUST

Um dein Unternehmen keinem Risiko auszusetzen, empfiehlt es sich, in einen Cloud-Speicherdienst wie Google Drive oder OneDrive  zu investieren. So können wichtige Daten vor Verlusten durch Server-Ausfälle, Fehler von Mitarbeitern, oder Ähnlichem geschützt werden. Ob man sich dabei für Google Drive oder OneDrive entscheidet, hängt letztlich nur davon ab, welche Office-Software man bevorzugt. Für Nutzer von Google Docs oder Google Sheets ist Google Drive die beste Wahl. Wird mit Word und Excel gearbeitet, empfiehlt sich OneDrive. 

DOKUMENTE SIND VON ÜBERALL AUS ABRUFBAR

Mithilfe von Google Drive oder OneDrive können Dateien von überall aus abgerufen werden. Das heißt, du kannst Dokumente bequem von zu Hause aus einsehen, von deinem Hotelzimmer aus auf wichtige Unternehmensfinanzen zugreifen oder den Fortschritt eines laufenden Projekts überprüfen, während du deine Kinder von der Schule abholst. So hast du Zugriff auf die Informationen, die du brauchst, wenn du sie brauchst.

MIT NUR ZWEI KLICKS SCHNELL UND EINFACH DOKUMENTE TEILEN

Dateien in Google Drive oder OneDrive können schnell und einfach mit anderen geteilt werden. Dabei kannst du individuell festlegen, wer deine Dateien einsehen kann und ob diese Person auch über Bearbeitungsrechte verfügen soll. Darüber hinaus, erfordern die Cloud-Speicherdienste nicht einmal eine direkte Synchronisation, sobald ein Dokument oder eine Datei hochgeladen wird, ist sie automatisch von überall aus und für jeden, für den sie freigegeben ist, zugänglich. So sind wichtige Dokumente jederzeit verfügbar, selbst wenn der- oder diejenige, die das Dokument erstellt hat, im Urlaub ist oder wegen Krankheit ausfällt. 

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Google Workspace & Microsoft Office 365

KOLLABORATIVES ARBEITEN IN EINEM DIGITALEN ARBEITSRAUM

Google Workspace und Microsoft Office 365 sind cloudbasierte Office-Pakete, mit jeweiligen Tools zur Textverarbeitung, Tabellierung, etc, die es Unternehmen ermöglichen effektiv zusammenzuarbeiten.

DURCH KOLLABORATIVES ARBEITEN EFFIZIENZ STEIGERN UND FRUSTRATION VERMEIDEN 

Besonders im Homeoffice sind diese Office-Pakete sehr zu empfehlen, z.B. kann mit Hilfe von Tools wie Google Docs und Microsoft Word Online mit mehreren Kollegen zusammen an einem Dokument gearbeitet oder die Arbeit eines anderen kommentiert werden. Wenn du z.B. an einem Dokument arbeitest, das Feedback oder Input von anderen aus deinem Team benötigt, musst du das Dokument lediglich mit deinen Kollegen "teilen" und sie bitten, ihre Änderungen direkt in demselben Dokument vorzunehmen. Dies erspart sehr viel Zeit und Frustration, da Dokumente nicht länger per E-Mail hin und her geschickt werden müssen, sondern kollaborativ an einem Dokument gearbeitet werden kann. 

VERMEIDE CHAOS DURCH VERSCHIEDENE VERSIONEN DESSELBEN DOKUMENTS

Informationsmanagement kann für Unternehmen ein großes Problem darstellen und oft sind Datenbanken überfüllt von Dateien, da Dokumente in verschiedenen Versionen abgespeichert werden. Überarbeiten z.B. mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument, passiert es leicht, dass mehr als eine “finale” Version des Dokuments im Unternehmen existiert. Dies lässt einen schnell den Überblick verlieren und macht es sehr kompliziert, wirklich die Informationen zu finden, die man sucht. Durch Tools wie Google Docs und Microsoft Word Online ist es jedoch nicht länger notwendig, verschiedene Versionen desselben Dokuments in unterschiedlichen Dateien abzuspeichern, da hier frühere Versionen eines Dokuments während des gesamten Prozesses wiederhergestellt werden können, ohne das diese als Datei abgespeichert werden müssen. 

DATEIEN SIND VON ÜBERALL UND ZU JEDER ZEIT ZUGÄNGLICH

Mit beiden Tools können Mitarbeiter rund um die Uhr auf Dateien zugreifen, und zwar überall dort, wo sie eine Internetverbindung haben. Diese Flexibilität ist sehr hilfreich, insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice. So sind die Mitarbeiter nicht mehr auf ihre Kollegen angewiesen, wenn es um den Zugang zu bestimmten Dateien geht. Stattdessen können sie alle freigegebene Dateien einfach einsehen, ohne sich die neueste Version schicken lassen zu müssen.

→ Hier gehts zu Google Workspace und Microsoft Office 365